Expediente digital

Expediente digital

Publicado en Mayo 20, 2016, por , en Opinión, (Sin comentarios)

Un expediente digital es una colección de documentos en formatos electrónicos dispuestos en el orden correlativo y disponible para su consulta de manera inmediata y mediante sistemas informáticos. Por definición los expedientes digitales no pueden ser modificados (salvo para la adición de nuevos documentos) pero pueden integrarse con otras herramientas como enlaces a bases de datos, proyectos de documentos, anotaciones, agenda, módulos de facturación y pagos, etc.

Hoy la conformación y gestión de expedientes digitales es una herramienta útil para los prestadores de servicios jurídicos ya que permite disponer de manera inmediata y en múltiples plataformas la documentación de los casos en seguimiento. Sin embargo en un futuro cercano trascenderán la utilidad y se convertirán en indispensables ya que favorecerá, la ubicuidad, la colaboración pero sobre todo la transparencia: el cliente podrá estar informado con los incidentes del caso.

Problemática

Al tratar de implementar expedientes digitales nos enfrentamos a las siguientes limitaciones y condicionantes:

  • Se esperaban largos procesos de consultoría y desarrollo para tropicalizar soluciones enlatadas a las políticas de archivo y gestión documental propias (cuadros de clasificación, tablas de retención, series, tipologías, expedientes, interfaz, sistemas de acceso, buscadores, minería de datos, etc.).
  • Las soluciones a medida implican la adquisición de hardware y software caro y propietario.
  • No se encontró ninguna aplicación que fuera a la vez escalable, flexible, que cubra el ciclo de vida completo de los documentos y que permita gestionar documentación 100% en digital.
  • La integración con otros tipos de aplicaciones no estaba permitida o implica costos más allá del presupuesto.
  • El producto final debía estar en producción a las 24 horas de implementado, con una curva de aprendizaje y con una capacitación muy elemental dirigida a abogados.

La propuesta

A partir de la forma de trabajo natural de los colaboradores de la empresa objetivo se seleccionó por separado conjuntos de piezas de hardware, software y servicios bajo demanda para aglutinarlos bajo un procedimiento de bajo costo y autónomos que permiten convertir soportes físicos en documentos virtuales, gestionar ambos recursos de manera simultánea e integrarlos con otras herramientas de trabajo de manera casi automatizada y natural. El modelo implementado cumple con las siguientes características:

  1. La totalidad de los contenidos se encuentran en un repositorio on-line de documentos en formato digital.
  2. La generación y cierre está basada en procesos normalizados
  3. Los documentos cuentan con firma digital (facultativo)
  4. El acceso está condicionado a permisos y niveles.
  5. Tiene control de versiones.
  6. Permite buscar por el nombre del documento, fecha o contenido
  7. Permite múltiples clasificaciones (originarias, agregadas o cambios).
  8. Soporta piezas en múltiples formatos.
  9. Cuenta con capacidad OCR.
  10. Cumple con los estándares de la Ley 27444 (gestión del expediente) y las normas ISO 9000 de gestión documental
  11. Fácil accesibilidad: el sistema permitirá el acceso desde cualquier punto con Internet a través de múltiples plataformas y tecnologías. Asimismo permite el acceso off line.
  12. Permite accesos simultáneos.

Los documentos digitales son accesibles desde una doble interfaz: vía web y como espejo en las PC de los usuarios asignados. Mediante permisos se puede ajustar la visibilidad, capacidad de agregar documentos; las anotaciones y agregados introducidos por los usuarios autorizados mediante cualquiera de las interfaces se sincronizan de manera automática en todos los espejos. Un sistema paralelo guarda un historial de modificaciones para revertir los cambios o recuperar las versiones originales en caso errores o manipulación malintencionada. Los colaboradores no cambiaron su modelo de trabajo: la implementación fue un procedimiento transparente para los usuarios quienes no interrumpieron su labor (se realizó en 1 hora), por lo que la capacitación tuvo más un efecto sensiblizador que operativo.

Características

  1. Es un repositorio de documentos en formato digital
  2. La generación y cierre está basada en procesos normalizados
  3. Los documentos cuentan con firma digital (facultativo)
  4. El acceso está condicionado a permisos y niveles.
  5. Tiene control de versiones.
  6. Permite buscar por el nombre del documento, fecha o contenido
  7. Permite múltiples clasificaciones (originarias, agregadas o cambios).
  8. Soporte piezas en múltiples formatos.
  9. Capacidad OCR
  10. Cumplimiento de la NOM-004-SSA3-2012 del expediente clínico de la Secretaría de Salud.
  11. Cumplimiento de la Ley 27444
  12. Apoyo al cumplimiento de las normas ISO 9000 de gestión documental
  13. Fácil accesibilidad: el sistema permitirá el acceso desde cualquier punto con Internet
  14. Debe ser accesible a través de múltiples plataformas y tecnologías.
  15. Debe admitir la consulta simultánea.

El Proceso

Los expedientes activos y las piezas que ingresan serán colocados en una línea de digitalización con una capacidad para procesar hasta 2000 folios por hora (suficiente para la demanda estimada). Para controles internos se ha implementado un segunda línea de captura de correos electrónicos, notas de agenda y tareas que se agregan al expediente digital como una segunda capa: los usuarios eligen si quieren ver una, otra u ambas caras a la vez. Aún está en evaluación (por costos) pero las piezas digitalizadas pueden certificarse mediante firma digital. El proceso se resume en el gráfico adjunto

Otros sistemas

Como se mencionó, sobre la base del expediente digital se implementó para a los usuarios una capa de herramientas adicionales: vinculación con tareas, correo electrónico, facturación

Resultados obtenidos

  1. Reducción de costos directos: papel, tinta, almacenamiento de documentos, horas persona localizando documentos o secciones de documentos, costo de reproducción de copias, etc: el costo estimado es de US$ 10.00 mensual por cada millón de folios (el costo previo hubiera sido de US$ 1200.00).
  2. Reducción de costos indirectos derivados por ejemplo de errores de digitación (transcripción de papel a sistema) y de la verificación.
  3. Solución al problema de hacinamiento: el espacio dedicado a archivos pasó de 60 metros lineales a sólo 1.
  4. Reducción de fallas: la claridad del procedimiento y la adecuada integración de la pieza en el expediente reducen la posibilidad de traspapelado, desorden, alteración o pérdida.
  5. Incrementar la productividad y eficiencia de los empleados: por la facilidad de acceso a la información reduce los tiempos de atención.
  6. Mejora en el servicio: disponibilidad permanente del expediente.
  7. Mejora en el medio ambiente: reducción de la huella CO2 al utilizar menos papel y energía.
  8. Disminuye el riesgo de pérdida frente a eventos fortuitos como incendios o robos. Los respaldos (físicos o en la nube) otorgan un alto nivel de resiliencia.
  9. Integridad del expediente ya que no se podrá negar la autoría de un registro debido a la protección por contraseñas, control de versiones y firma digital. Asimismo se tendrá un control de versiones en caso de cambios malintencionados.

Beneficios adicionales

La implementación generó otras ventajas no previstas originalmente:

  1. Clarifica el contenido de las piezas subsanando oportunamente las anotaciones de poca claridad (de manuscrito a texto).
  2. Genera información a partir de los datos de los mismos procesos registrados.
  3. Transparencia : el expediente es gestionado por el abogado pero pertenece al cliente quien tiene la potestad de consultarla, respaldarla o retirarla.
  4. Menores costos relacionados con enfermedades profesionales: el menor uso de papel reduce la cantidad de partículas en suspensión en la oficina y genera un ambiente menos propenso al enmohecimiento, ácaros y otras afecciones de la piel y respiratorias en los colaboradores.
  5. Mejorar imagen frente al cliente: los menores tiempos de atención, la posibilidad de hacer los trámites en línea y la transparencia se convierten en un sello distintivo del servicio.

Balance

  1. Ahorro en costes de desarrollo y servicios: Ya que no hay que incurrir en grandes proyectos de desarrollo para adaptar o construir una herramienta desde cero.
  2. Se cubre el ciclo de vida de la documentación académica.
  3. Los expedientes están más seguros y accesibles: Los expedientes 100% digitales no están sujetos al deterioro natural del papel y se mantienen adheridos a las políticas de conservación, disposición y tratamiento establecidas por la institución.
  4. Considerando los múltiples respaldos de la información y el retorno de la inversión el costo de los archivos digitales asciende a US$ 5,00 mensual por cada millón de folios.

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